Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Mit dieser Erklärung informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung dieser Veranstaltungs-/Gästeverwaltung (Einladung, Rückmeldung und Einlass).

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
[Name der Behörde/des Veranstalters]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse] · Telefon: [Telefon]

Datenschutzbeauftragte/r: [Name, Kontakt – für öffentliche Stellen Pflicht (Art. 37 Abs. 1 lit. a DSGVO); andere Veranstalter: sofern bestellt, andernfalls diesen Absatz entfernen].

Zweck der Verarbeitung: Wir verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung „[Eventname]“ am [Datum] – insbesondere für Einladung, Rückmeldung (Zu-/Absage), Anmeldung von Begleitpersonen, Einlass am Veranstaltungstag (Check-in per QR-Code/Zugangscode) sowie zur Bearbeitung von Rückfragen über die Feedback-/Supportfunktion.

Verarbeitete Datenkategorien:

• Stammdaten: Anrede, Titel, Vor- und Nachname, optional E-Mail-Adresse, optional Behörde/Organisation, Besuchergruppe;
• Rückmeldedaten: Teilnahmestatus, optionale Nachricht sowie ggf. weitere vom Veranstalter eingerichtete organisatorische Felder;
• Begleitpersonen: Name, Funktion und optional E-Mail-Adresse;
• organisatorischer Unterstützungsbedarf: ausschließlich die Anzahl von Unterstützungspersonal außerhalb der Veranstaltung – ohne Namen;
• Zugangs-/Einlassdaten: persönlicher Zugangslink, Zugangscode (nur verschlüsselt bzw. als Hash gespeichert) sowie ein Einlass-QR-Code (enthält nur ein zufälliges Token ohne Personenbezug);
• Check-in-Daten (Zeitpunkt, erfassende Person, Methode), Einwilligungsnachweis (Zeitpunkt und Version), Feedback-/Supportinhalte sowie Sicherheitsprotokolle (IP-Adressen ausschließlich pseudonymisiert, d. h. mit geheimem Schlüssel gehasht, nie im Klartext).

Keine besonderen Kategorien: Es werden keine Gesundheitsdaten, Allergie­angaben oder sonstigen besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet. Bitte tragen Sie in Freitextfeldern keine sensiblen Daten ein.

Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei einer Zusage und ggf. bei Ihrer Registrierung über einen Einladungslink oder Ihrer eigenen Eintragung auf die Warteliste verlangt und, sobald Sie sie erteilen, versioniert erfasst) sowie die Durchführung der Veranstaltung als vertragsähnliches Verhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sicherheitsprotokolle führen wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Freiwilligkeit: Alle Angaben außer Ihrem Namen sind freiwillig. Ohne die für Einladung und Einlass erforderlichen Angaben kann die Teilnahme ggf. nicht organisiert werden.

Empfänger / Auftragsverarbeitung: Die Daten werden auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters IONOS SE (Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland) in Rechenzentren in Deutschland/EU verarbeitet, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nicht.

Keine Drittlandübermittlung, kein Tracking: Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Es werden keine Analyse-/Tracking-Dienste, keine externen Schriftarten und keine Inhalte Dritter eingebunden. Eine optionale Kartenansicht wird nicht eingebettet, sondern nur als Links zu externen Kartendiensten (Google Maps, Apple Karten, OpenStreetMap, Bing Maps) bereitgestellt, die den jeweiligen Dienst erst nach Ihrem Klick in einem neuen Tab öffnen (auf Mobilgeräten ggf. in der App des Dienstes).

Cookies: Es wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur sicheren Anmeldung gesetzt (Secure, HttpOnly, SameSite=Lax). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; eine Analyse oder Wiedererkennung zu Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Ihre Daten werden spätestens [4 Wochen] nach der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Sicherheits-/Rate-Limit-Daten, die älter als 2 Tage sind, entfernt die Anwendung gelegentlich automatisch, wenn neue Einträge hinzukommen; mit der Stilllegung der Anwendung werden sie vollständig gelöscht.

Ihre Rechte: Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf jederzeitigen Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Über Ihren persönlichen Zugang können Sie Ihre Angaben zudem jederzeit selbst einsehen („Meine Daten“) und bis zum Ablauf einer für Sie geltenden Rückmeldefrist selbst ändern; danach und solange Sie auf der Warteliste stehen, ändert das Organisationsteam Ihre Angaben auf Anfrage. Eine Absage bleibt selbst möglich, ebenso – soweit für Sie vorgesehen – die Eintragung auf die Warteliste, die Annahme oder Ablehnung eines Nachrückangebots sowie bis zu einem festgelegten späteren Zeitpunkt eine Zusage und Angaben zur Begleitung. Hat das Organisationsteam Ihre Einladung storniert, sind keine eigenen Änderungen mehr möglich, solange das Storno besteht.

Beschwerderecht: Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der für uns zuständigen Behörde: [zuständige Aufsichtsbehörde].

Stand: [Datum].

Version: 1.0